Prijedlozi Europskoj komisiji za uspješno vođenje tehničkih projekata tijekom krize COVID-19

24. lipnja 2020. — Međunarodni savez za savjetovanje ICA World, mreža od 65 savjetodavnih organizacija i 60 pojedinačnih konzultanata, uz podršku 39 partnerskih organizacija, uputila je pismo Europskoj komisiji s prijedlozima i idejama za poboljšanje postupaka i provedbe natječaja koji bi u vrijeme krize uzrokovane Covidom-19 bili svima od koristi.

Oikon d.o.o. – Institut za primijenjenu ekologiju jedna je od 39 partnerskih organizacija koje su potpisale taj dokument.

“Odlučili smo se podržati, prevesti i objaviti prijedloge ICA Worlda upućene Europskoj komisiji za uspješno vođenje tehničkih projekata tijekom krize COVID-19 jer smatramo da su sveobuhvatni i praktični te da aktivno, konkretno i kreativno potpomažu ugovaranju i izvršenju razvojnih projekata u Europskoj uniji. Od početka korona krize u Republici Hrvatskoj i sami na sličan način utječemo kod nadležnih tijela i naručitelja i često nailazimo na odgovor da nešto nije moguće jer tako propisuje EU. Da tome nije tako ukazuju i ovi prijedlozi i informacije koje dobivamo od EU kolega. Nadamo se da će i naši naručitelji i regulatorna tijela uvažiti i implementirati predložene ili slične mjere kojima će biti omogućen daljnji rad i razvoj u Republici Hrvatskoj”, objašnjava direktor Oikona, Dalibor Hatić.

Prijevod dopisa prenosimo u cijelosti, a original na engleskom možete pogledati ovdje: link

Europska komisija

DEVCO

NEAR

Delegacije Europske unije u cijelom svijetu

Brisel, 19. lipnja 2020.

Poštovani članovi Europske komisije,

Međunarodni savez za savjetovanje (ICA World – http://www.icaworld.net), mreža od 65 konzultantskih organizacija i 60 pojedinačnih konzultanata, uz podršku 39 partnerskih organizacija, donosi prijedloge o tome kako Europska komisija može postupiti u uspješnom održavanju tehničkih projekata suradnje unatoč trenutnoj krizi COVID-19 i na taj način pomoći u očuvanju tisuća radnih mjesta u čitavom gospodarskom sektoru.

Pandemija ima snažan utjecaj na sve naše operacije i uključuje sigurnost i logističke aspekte. Rad na daljinu postao je neizbježan i hibridni događaji koji kombiniraju fizičku i daljinsku prisutnost bit će sve češći. Svi dionici u tom sektoru morat će se prilagoditi ovoj situaciji, što, vjerujemo, također donosi koristi. Ova bi prilagođavanja pridonijela, između ostalog, osiguranju kvalitetnije pružene usluge, otvaranju novih poslovnih i radnih mjesta i ublažavanju mogućih štetnih utjecaja na okoliš. Također, rad na daljinu i smanjeno putovanje povećali bi vremensku učinkovitost i ojačali lokalno vlasništvo i uključenost.

U nastavku donosimo prijedloge za koje vjerujemo da bi olakšali i poboljšali poslovanje u fazi nadmetanja i implementacije, što bi našim organizacijama i stručnjacima omogućilo da održavaju određenu razinu kontinuiteta u ovom teškom vremenu, istovremeno osiguravajući stalnu podršku korisnicima projekta.

Nadmetanje

1. Nastaviti s pokretanjem novih natječajnih postupaka uz brzu procjenu i dodjelu. Stalan tijek poslovanja ključan je za konzultantske tvrtke kako bi održale prihode i zaštitile radna mjesta.

2. Zatražiti sljedeće administrativne dokumente samo u fazi objave o dodjeli ugovora ili ponuditi mogućnost da se prenesu na internetsku platformu i ažuriraju jednom godišnje:

  • Izvadak iz sudskog registra – upis u Gospodarsku komoru
  • Potvrda stečaj-likvidacija
  • Ispis iz kaznene evidencije
  • Potvrda porezne uprave o stanju duga
  • Revidirana bilanca za posljednjih 3-5 godina

Također, izjave koje potvrđuju podatke o profesionalnoj i financijskoj sposobnosti pružene u fazi iskazivanja interesa ne bi se trebale ponovno tražiti u fazi natječaja.

U skladu s ostalim procedurama donatora, predlažemo da i potpisi stručnjaka na životopisima koji potvrđuju vjerodostojnost njihovih radnih iskustava zamijene trenutnu praksu koja zahtijeva dostavljanje potvrda o zaposlenju za svako radno iskustvo. Mogao bi se uspostaviti stručni mehanizam za crnu listu koji će služiti kao sredstvo za obranu od prijevara.

Ovo bi smanjilo administrativni teret i omogućilo veću učinkovitost tijekom postupka provjere relevantnih dokumenata. Mogućnost pozivanja drugoplasiranog ponuditelja u slučaju ne dostavljenih potrebnih dokumenata ostala bi nepromijenjena.

3. Prihvatiti zamjenske izjave (pod prisegom) kada se ne mogu pružiti ovjereni dokumenti. To bi olakšalo postupak evaluacije tijekom krize COVID-19. Kazne za lažne prijave, prema prethodnoj točki, ostat će na snazi.

4. Produžiti vrijeme dopušteno za iskazivanje interesa i rokove za podnošenje ponuda za minimalno dva tjedna. Organizacije i stručnjaci širom svijeta suočavaju se s kašnjenjima u svom radu zbog neujednačenih mjera koje su države poduzele kao odgovor na krizu COVID-19. Stoga, kako bismo izjednačili mogućnosti, predlažemo da se interesi i rokovi za podnošenje ponuda produže za dva tjedna. Također, predlažemo da se produži rok za zahtjeve za pojašnjenjem i da se skrati vrijeme potrebno za odgovor na te zahtjeve. To bi izvođačima omogućilo više vremena za pribavljanje potrebnih dokumenata i učinkovito djelovanje na sve daljnje zahtjeve.

5. Dopustiti rad na daljinu kao mogućnost u Projektnom zadatku. Izvođači bi mogli u metodologiji opisati kako bi osigurali daljinsko generiranje rezultata putem opcija poput telekonferencija, webinara, tečaja e-učenja itd. Kao što je prethodno navedeno, rad na daljinu postao je činjenica trenutnog života; kriza je pokazala da rad u takvom okruženju daje znatne prednosti i ujedno smanjuje ugljični otisak povezan s putovanjem. Postoje različita rješenja za povećanje propusnosti i ugradnju opreme, kao i brojni mrežni alati za podršku.

6. Omogućiti sustavno slanje ponuda putem e-pošte ili alata kao što su WeTransfer ili sigurani obrasci za prijavu putem internetske platforme. Mnogi su primjeri već dokazali izvedivost ove alternative. Financijske ponude mogu se poslati na zasebnu adresu e-pošte ili zaštititi lozinkom, pri čemu bi samo oni koji postignu minimalnu tehničku ocjenu tražili unošenje lozinke.

Implementacija

7. Omogućiti neograničen rad na daljinu. Izvodljivost i prednosti ove točke ranije su izložene.

8. Inicirati i omogućiti hibridne događaje. Sastanci se mogu organizirati u potpunosti na daljinu. Radionice i konferencije mogu se organizirati s kombinacijom fizičkog i daljinskog sudjelovanja.

9. Pratiti prethodno zakazane aktivnosti. Ako nije apsolutno neophodno i uz savjetovanje s naručiteljem, odgađanje aktivnosti treba izbjegavati jer nedavna iskustva pokazuju da se mnoge aktivnosti doista mogu nastaviti kako je planirano radom na daljinu.

10. Osigurati pravovremenu povratnu informaciju o izvješćima te o pripremi i potpisivanju dodataka. Održavanje programskog tempa ključno je za održavanje rasporeda rada; za prelazak na sljedeću aktivnost ili komponentu potrebna je povratna informacija i/ili odobrenje Europske komisije o izvješćima, rezultatima i aktivnostima.

11. Osigurati pravovremenu uplatu računa. Podrazumijeva se da tvrtke i stručnjaci izravno ovise o pravovremenim plaćanjima – još više tijekom aktualne krize.

12. Smanjiti vrijeme cirkulacije evidencije radnih sati stručnjaka ograničavanjem broja potpisnika na potrebni minimum i prihvaćanjem elektroničkih skenova umjesto tiskanih kopija. Također bi se mogao razmotriti prekid upotrebe evidencije o radnim satima za paušalne zadatke koji se temelje na rezultatima. To bi olakšalo administrativni teret za pojedine savjetnike i umanjilo kašnjenja u plaćanju.

13. Održavati proračune i naknade kako bi pokrili troškove prilagodbe trenutnoj situaciji. Svrha toga je, između ostalog, podrška stručnjacima koji rade na daljinu, organiziranju hibridnih sastanaka i kupnji opreme i alata koji olakšavaju rad na daljinu.

Ove prijedloge predstavljamo u dobroj namjeri i s ciljem spriječavanja prekida nadolazećih i već pokrenutih projekata Europske komisije, čime će se sačuvati na tisuće radnih mjesta.

Pozdravljamo mogućnost daljnje komunikacije te predlažemo online raspravu o toj temi. Iz našeg iskustva, takvi su se sastanci pokazali izuzetno korisnim i produktivnim za sve.

Unaprijed vam zahvaljujemo na pažnji i zahvaljujemo na vašem brzom odgovoru. Budite sigurni u našu najveću spremnost i volju da zajedno s vama pronađemo rješenja za ove trenutne izazove koji bi, ako se ne rasprave, mogli ozbiljno i možda nepovratno naštetiti industriji u godinama koje dolaze.

Veselimo se vašim povratnim informacijama.

S poštovanjem,

Mateja Bakker

Direktorica ICA Worlda

U ime Međunarodnog saveza za savjetovanje (ICA World) i njihovih partnera u konzultantskim uslugama.

Oikon d.o.o.

Oikon d.o.o.